Tips & Trik dalam menggunakan Ms. Word, Power Point, Ms Excel dan tips menyusun file managemen

Tips & Trick dalam menggunakan Ms. Word, Ms Excel ,Power Point dan File Managemen

A.    Ms. Word

Berikut adalah beberapa tips dan trik dalam mempermudah menggunakan Ms. Word,

a.       Cara mengubah huruf kapital

Pernah tidak kita tidak sengaja menekan tombol CAPS LOCK dan teks yang kita tulis menjadi huruf kapital semua? Kalau sudah seperti ini, biasanya kita akan menghapus seluruh bagian teks dan mengetik ulang. Tapi ternyata ada cara mudah dalam menangani hal ini, yang perlu kamu lakukan hanyalah blok teks yang berhuruf kapital kemudian menekan tombol Shift + F3 ( untuk windows ) atau tombol Shift + Fn + F3 ( untuk Mac ) maka ukuran teks akan berubah menjadi huruf kecil semuanya.

b.      Cara melihat Struktur teks

Kamu dapat melihat keseluruhan teks yang telah kamu ketik dengan menggunakan mode outline, caranya adalah pilih View di menu bar kemudian pilih outline. Dengan metode ini kamu akan lebih mudah dalam melihat struktur teks secara keseluruhan.

c.       Cara menerjemahkan seluruh dokumen secara sekaligus 

Untuk pengguna Windows kamu dapat menggunakan aplikasi Bing translator yang telah tersedia, aplikasi ini dapat menerjemahkan seluruh teks atau kalimat tertentu yang kamu pilih saja. Fitur ini dapat menghemat waktu karna kamu tidak perlu untuk bolak – balik membuka halaman website terjemahan dan dokumen microsoft.

d.      Cara mencantumkan tanggal dan jam

Untuk pengguna Windows, anda dapat mencantumkan tanggal dan jam di dokumen anda dengan cara menekan tombol Shift + Alt + T ( untuk jam ) dan tombol Shift + Alt + D ( untuk tanggal )

Untuk pengguna Mac, cara untuk memasukkan tanggal dan jam sangatlah mudah, anda hanya perlu pilih insert di menu bar kemudian pilih date and time, maka dokumen anda akan tercantum tanggal dan jam.

e.       Cara membuat screenshot

Kamu dapat memasukkan hasil screenshot kedalam dokumen dengan cara memilih insert di menu bar kemudian memilih tombol screenshot untuk Windows atau menekan tombol Command + Shift + F3 untuk Mac.

f.       Cara mengedit dokumen bersama teman

Cara ini hanya ada di Ms. Word versi 2013, kamu dapat mengerjakan suatu dokumen bersama teman tanpa merusak keseluruhan teks. Cara ini dilakukan dengan menambahkan komentar pada dokumen yang mau dibahas.

Untuk pengguna Mac anda dapat menemukan hal tersebut pada pilihan review lalu memilih new comment untuk menambahkan komentar pada bagian tertentu yang anda inginkan.

g.      Cara memberi watermark pada dokumen

Untuk memberikan watermark kamu dapat memilih layout di menu bar kemudia memilih watermark ( untuk Windows ) atau dapat memilih insert lalu watermark ( untuk Mac ). Kamu juga dapat memilih jenis watermark yang kamu inginkan, baik itu berupa gambar maupun berupa tulisan.

h.      Cara memilih teks dengan cepat

Ada beberap hal yang dapat dilakukan :

1.      Klik 3 kali dalam sebuah paragraf untuk memilih keseluruhan kata di Ms. Word

2.      Tekan tombol Ctrl dan klik dimana saja untuk memilih seluruh kata di Ms. Word

i.        Cara menghilangkan Border dan warna tabel dengan cepat       

Dapat dilakukan dengan cara mengklik salah satu tabel kemudian tekan tombol Ctrl + Alt + U maka warna pada tabel akan hilang semua.

B.     Power Point

1.      Membuka presentasi

Tekan Ctrl + O

2.      Menutup Presentasi

Tekan Ctrl + W

3.      Menyisipkan Hyperlink

Tekan Ctrl + K

4.      Menjalankan Presentasi

Tekan F5 atau klik menu slideshow

5.      Memulai slide show sesegera tanpa memperlihatkan bingkai demi bngkai

Nama file dan klik kanan pada mouse

6.      Jeda dalam presentasi dengan menampilkan layar hitam

Tekan tombol B atau tanda titik (.)

7.      Jeda dalam presentasi dengan menampilkan layar putih

Tekan tombol W atau tanda koma (,)

8.      Menampilkan Shortcut atau Help

Saat slide show tekat tombol F1 atau tekan Shift + ?

9.      Menghilangkan Pointer

Tekan Ctrl + H

10.  Memunculkan kembali pointer dan merubah bentuknya

Tekan Ctrl + A atau tekan tombol A atau dapat juga dengan menekan tombol ( = )

11.  Menghentikan atau merestart presentasi

Tekan S atau tanda (+)

12.  View Task Bar

Tekan Ctrl + T

13.  Mengubah tampilan ke opsi slide sorter

Tekan Tombol Alt + V + D

14.  Membuka menu efek Costum Animation untuk teks

Tekan Tombol Alt + D + M

15.  Menggandakan slide terpilih

Tekan tombol Ctrl + D

C.     File manager

Berikut adalah tip dalam menyusun file manager dalam komputer

1.      Gunakan file folder, jangan biasakan menaruh file sembarangan

2.      Gunakan fitur Library yang tersedia di internet dengan sebaik mungkin dan secara bijak

3.      Organisir file sesuai dengan kategorinya

4.      Organisir file berdasarkan dengan waktunya

5.      Hindari penggunaan subfolder yang terlalu banyak, karna itu akan menyulitkan anda dalam mengakses file

6.       Beri nama folder dan file dengan nama yang pendek dan tepat

7.      Gunakan “Preview pane”

8.      Lakukan komperensi terhadap file dan folder yang jarang atau bahkan tidak pernah digunakan

9.      Hapus file duplikat

10.  Gunakan beberapa aplikasi pendukung untuk mempermudah mengorganisir file komputer.

D.    Ms. Excel

1.      Memprotect sel tertentu pada lembar kerja excel

a.       Blok terlebih dahulu cell mana yang ingin tetap bisa diedit.

b.      Selanjutnya klik Format sekali lagi tapi kali memilih Protect Sheet

c.       Pada jendela Protect Sheet, klik unchek atau buang tanda centang pada pilihan Select locked cells, Jangan lupa tambahkan password, kemudian klik OK. akan tampil jendela Confirm Password, masukkan password yang sama sekali lagi dan terakhir klik OK

2.      Cara membuat nomor urut dengan cepat

a.       Ketikkan angka 1 dan 2 pada cell yang ingin dibuat nomor urut. Misal pada A1 dan A2. Blok cell A1 dan A2.

b.      Arahkan cursor pada pojok kanan bawah cell A2 sampai ada tanda (+) kecil.

c.       Selanjutnya tinggal drag and drop atau klik kiri, tahan dan tarik ke bawah sampai baris yang diinginkan.

3.      Cara membuat teks subscript dan seperscript

a.       Pilih Teks yang ingin dijadikan Subscript atau Superscript.

b.      Kemudian pada tab Home pilih atau klik Dialog Box Launcher yang ada pada group Font, atau bisa juga dengan menekan tombol Ctrl+Shift+F, maka akan tampil dialog Format Cells.

c.       Centang pilihan Superscript untuk membuat teks Supescript dan centang pilihan Subscript untuk membuat teks subscript

4.      Mengisi range di bawah cell yang sedang aktif dengan isi cell yang sama
Tekan [Ctrl+D]

5.      Membuat worksheet baru
Tekan [Alt+Shift+F1]

6.      Menjalankan kembali perintah terakhir yang dijalankan atau mengubah referensi cell dari relatif/absolut
Tekan [F4]

7.      Berpindah ke file excel yang lain
Tekan [Ctrl+Tab]

8.      Membuat chart
Tekan [F11]

9.      Membuka workbook baru
Tekan [Ctrl+N]

10.  Menyimpan worksheet yang sedang aktif
Tekan [Ctrl+S]

11.  Menyembunyikan kolom
Tekan [Ctrl+0]

12.  Membuka dialog format cells
Tekan [Ctrl+1]

13.  Membuat formula untuk menjumlah cell-cell di atasnya
Tekan [Alt+=]

14.  Menjumlahkan data yang berbentuk angka
Ketik [=sum] + [ ( ] lalu blok cell yang datanya akan dijumlahkan + [ ) ]

15.  Menentukan rata – rata data yang berbentuk angka
Ketik [=average] + [ ( ] lalu blok cell yang datanya akan didapatkan rata-ratanya + [ ) ]

16.  Mencari nilai tertinggi
Ketik [=max] + [ ( ] lalu blok cell yang terpilih + [ ) ]

17.  Mencari nilai terendah
Ketik [=min] + [ ( ] lalu blok cell yang terpilih + [ ) ]

18.  Menentukan ranking (peringkat) suatu nilai
Ketik [=rank] + [ ( ] lalu blok cell yang terpilih + [ ) ]

19.  Menentukan pengurangan
Menggunakan ikon “-“
Contoh : =A1-A3

20.  Menentukan perkalian
Menggunakan ikon “*”
Contoh : =A1*A3

21.  Menentukan pembagian
Menggunakan ikon “/”
Contoh : =A1/A3

22.  Menentukan perpangkatan
Menggunakan ikon “^”
Contoh : =A7^2 atau =A7^3

23.  Menentukan presentase
Menggunakan ikon “%”
Contoh : =A5*10%